Yksityisyyden suoja sekä henkilötietojen vastuullinen käsittely on meille Nordic Ren-Gas Oy:llä (”Ren-Gas”) ensisijaisen tärkeää. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja vastuullisesti ja sovellettavan tietosuojasääntelyn mukaisesti.
Tässä työnhakijalle suunnatussa tietosuojailmoituksessa kuvaillaan tietosuojakäytäntömme, jotka koskevat työnhakijan henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä työnhakuprosessimme aikana sekä työnhakijan henkilötietojen käsittelyyn liittyvien oikeuksien toteuttamista.
REKISTERINPITÄJÄ
Nordic Ren-Gas Oy
Y-tunnus: 3222175-6
Linnoitustie 6
02600 Espoo
Finland
YHTEYSHENKILÖ
Tähän tietosuojailmoitukseen ja työnhakuprosessiimme liittyvissä tiedusteluissa pyydämme ystävällisesti ottamaan yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön:
Saara Hukari, Head of HR
KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIETORYHMÄT, KÄSITTELYN TARKOITUS & TIETOLÄHTEET
Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Keräämme ja käsittelemme vain työnhaun kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Tällaisia tietoja ovat lähtökohtaisesti työnhakijan nimi ja yhteystiedot sekä CV. Tapauskohtaisesti käsittelemme myös työnhakijan soveltuvuusarvioinnin tuloksia.
Työnhakijan liittyessä ns. talent poolin (ks. alla kohdasta Tietolähteet), työnhakija voi myös halutessaan kirjoittaa itsestään vapaamuotoisen esittelytekstin ja jakaa linkin LinkedIn-profiiliinsa.
Käsittelyn tarkoitus
Käsittelemme henkilötietoja työnhakuprosessin hallintaan, ml. hakemuksen tarkastamiseen ja arvioimiseen sekä palkkauspäätöksen tekemiseen sekä viestintään rekrytointiprosessin aikana.
Saatamme myös kerätä ja käsitellä henkilötietoja kolmansilta osapuolilta, kuten LinkedIn:iltä, kun kartoitamme Ren-Gas:ille mahdollisesti sopivia työnhakijaehdokkaita. Tätä kutsutaan tiedonhauksi (sourcing).
Käsittelemme henkilötietoja tarvittaessa myös mahdollisten vaatimusten yhteydessä oikeuksiemme turvaamiseksi.
Tietolähteet
Työnhakija voi antaa tietojaan meille kun kyse on joko
- kohdistetusta hausta, eli kun haemme työntekijää johonkin tiettyyn tehtävään, tai
- liittymällä meidän osaajaryhmään, eli ns. talent pooliin.
Keräämme henkilötietoja pääsääntöisesti työnhakijalta itseltään kun työnhakija rekisteröityy työnhakupalveluumme (Teamtailor), jossa hän voi antaa työnhaun kannalta tarpeellisia tietojaan meille. Työntekijä voi myös päivittää tietonsa työnhakupalvelussamme. Saatamme myös saada työnhakijan tietoja muuta kautta, kuten sähköpostitse toimitetussa työhakemuksessa ja mahdollisessa haastattelussa. Jos työnhakija on jakanut linkin LinkedIn-profiiliinsa, saatamme myös kerätä ja käsitellä LinkedIn:istä tietoja mikäli tämä on tarpeellista työnhakuprosessimme kannalta.
Sourcing-haussa keräämme tietyn avoinna olevan työpaikan kannalta tarpeellisia tietoja julkisista tietolähteistä tai kolmansilta osapuolilta, kuten LinkedIn:in, kautta. Saatamme myös kerätä potentiaalisen työnhakijan nimen ja yhteystiedon nykyisiltä työntekijöiltämme tilanteessa, jossa he suosittelevat henkilöä meille jotta voimme olla henkilöön yhteydessä ja tiedustella mahdollisesta mielenkiinnostasi meitä kohtaan.
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTEET
Käsittelemme henkilötietoja työnhakuprosessissa työnhakijan antaman suostumuksen perusteella sekä mahdollisen työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi.
Jos keräämme henkilötietoja muualta kuin suoraan työnhakijalta (esim. työnhakijaa suosittelevilta henkilöiltä tai kolmansilta tahoilta, kuten LinkedIn), keräämme tähän suostumuksen, pääsääntöisesti joko suoraan työnhakijalta tai työnhakupalvelumme kautta. Keräämme lähtökohtaisesti myös työnhakijalta suostumuksen silloin kun hänen tietojaan on esim. lain nojalla tai muusta perustellusta syystä luovutettava kolmansille tahoille (ks. Henkilötietojen luovutukset & Säilytys).
Kun keräämme henkilötietoja esim. LinkedIn:istä tai julkisista tietolähteistä kartoittaaksemme potentiaalisia työnhakijoita/työntekijöitä, käsittelymme perustuu oikeutettuun etuun. Käsittelymme perustuu myös oikeutettuun etuumme silloin kun säilytämme ei haettuun tehtävään valituksi tulleiden työnhakijoiden tietoja laissa tarkemmin määriteltyjen kanneaikojen puitteissa.
HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJATAHOT
Henkilötietoja käsittelevät Ren-Gas:illa ne henkilöt, joiden työtehtävien asianmukaiseen hoitamiseen kuuluu tässä tietosuojailmoituksessa kuvattu tietojenkäsittely. Henkilötietoja voivat myös käsitellä ulkopuoliset palveluntarjoajat, kuten järjestelmä- ja asiantuntijapalveluita tarjoavien yritysten henkilöstö, kun kyseiset yritykset käsittelevät henkilötietoja Ren-Gas:in toimeksiannosta tässä tietosuojailmoituksessa mainittuihin käyttötarkoituksiin.
HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET & SÄILYTYS
Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta kolmansille osapuolille, ellei sovellettavasta lainsäädännöstä muuta johdu. Henkilötietoja voidaan kuitenkin tapauskohtaisesti ja tarvittaessa luovuttaa seuraaville kolmansille osapuolille, esim. Ren-Gas:in rahoittajille, viranomaisille tai muulle julkista hallintotehtävää hoitavalle taholle mikäli esim. sovellettava laki tai oikeusturvamme takaaminen näin edellyttäisi.
Henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Henkilötietoja säilytetään siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista ja säilytys aika riippuu tietojen käsittelytarkoituksesta.
- Henkilötietoja säilytetään työnhakuprosessin hallintaa varten niin kauan kunnes työnhakuprosessimme avoinna olevan paikan osalta on päättynyt.
- Työnhakuprosessin päätyttyä, voimme ei valituksi tulleen työnhakijan suostumuksella säilyttää tietoja kuusi (6) kuukautta mahdollisia tulevia työnhakuprosesseja varten.
- Avoimia hakemuksia säilytetään myös kuusi (6) kuukautta hakemuksen vastaanottamisesta. Tämän ajan jälkeen hakemuksia voidaan työnhakijan suostumuksella säilyttää toiset kuusi (6) kuukautta.
- Oikeusturvamme turvaamiseksi (esim. oikeusvaateiden vastaamiseen) säilytämme ei valituksi tulleiden tietoja kaksi (2) vuotta työnhakuprosessin päättymisen jälkeen sovellettavan lainsäädännön kanneaikojen puitteissa.
- Potentiaalisen työnhakijan nimi ja yhteystiedot, jotka olemme saaneet omilta työntekijöiltämme, poistamme heti mikäli kyseinen henkilö ei ole kiinnostunut uramahdollisuuksista Ren-Gas:illa.
REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Työnhakijalla (rekisteröidyllä, sinulla), ml. entisellä työnhakijalla, on sovellettavan tietosuojasääntelyn rajoitukset huomioon ottaen, koska tahansa oikeus käyttää oikeuksia omien henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Työnhakijalla on oikeus:
- saada tietää, käsittelemmekö häntä koskevia henkilötietoja,
- tarkastaa, mitä häntä koskevia henkilötietoja me käsittelemme,
- saada selvitys siitä, miten hänen henkilötietojaan käsitellään,
- pyytää oikaisemaan häneen liittyvät virheelliset tai puutteelliset henkilötiedot,
- perua suostumus henkilötietojen käsittelylle,
- pyytää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot, mikäli esim. niiden käsittelylle ei enää olisi perustetta,
- oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, sekä
- pyytää rajoittamaan henkilötietojen käsittelyä, mikäli esim. (entinen) työnhakija esittäisi väitteen henkilötietojensa virheellisyydestä, jolloin hän voisi vaatia käsittelyn rajoittamista virheellisyyden selvittämisen ajaksi.
Työnhakijalla on myös oikeus tehdä valitus henkilötietojen lainvastaisesta käsittelystä toimivaltaiselle viranomaiselle, Tietosuojavaltuutetun toimistolle (Ilmoitus tietosuojavaltuutetulle | Tietosuojavaltuutetun toimisto).
MUUTOKSET TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖÖN
Tämä tietosuojailmoitus on laadittu 19.6.2024.
Päivitämme tarvittaessa tietosuojailmoitustamme tietojenkäsittelyn tai sovellettavan lainsäädännön muuttuessa.